Perancangan
sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada,
dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi
pada sistem yang baru.
Sekarang dibahas:
-
Siklus hidup
-
Analisis Perancangan
SIKLUS
HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)
Secara konseptual
siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb:
- Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk
sistem informasi dan proses organisasi.
- Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat
keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
- Pembangunan dan Testing
Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk
mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan
testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
- Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan
seperlunya.
- Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan
fasilitas.
- Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem
telah dioperasikan.
Siklus tersebut
berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari
pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral,
4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.
ANALISIS SISTEM
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
- Problem-solving: sistem lama tidak
berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk
memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
- Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga
diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung
organisasi.
- Mengimplementasikan ide
atau teknologi baru.
- Meningkatkan performansi
sistem secara keseluruhan.
Batasan analisis sistem:
Aktifitas yang
dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:
- Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau
- Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang
sudah ada?
Untuk itu secara
detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
1.
Informasi apakah yang dibutuhkan?
2.
Oleh siapa?
3.
Kapan?
4.
Dimana?
5.
Dalam bentuk apa?
6.
Bagaimana cara memperolehnya?
7.
Dari mana asalnya?
8.
Bagaimana cara mengumpulkannya?
Proposal mengadakan
analisis sistem:
Berisi:
1. Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis
2. Definisi batasan analisis yang akan dilakukan
3. Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis
4. Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh
5. Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis
6.
Proyeksi kemungkinan masalah yang akan
terjadi selama analisis
7.
Jadwal tentatif analisis
Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:
- Sistem
yang ada
- Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi ada
- Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan
informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem
Kerangka Analisis:
- Analisis terhadap level
pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa
organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang
dihasilkan.
- Analisis terhadap flow
informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa
yang memerlukan, dari mana asalnya.
- Analisis
terhadap input dan output.
Dalam analisis ini
digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation,
sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll),
decision table and matric
Laporan hasil
analisis:
Laporan hasil
analisis harus berisi:
1. Uraian alasan dan scope (batasan) analisis
2. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya.
3. Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
4. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum teratasi dan potensi masalah
5.
Uraian tentang asumsi-asumsi yang diambil
oleh analis sistem selama proses analisis
6. Rekomendasi-rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal
7. Proyeksi kebutuhan
sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain sistem baru atau
memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya.
Yang terpenting
adalah bagian 6 dan 7.
Katagori aspek
kelayakan:
- Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
- Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional
organisasi.
- Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan organisasi
- Kelayakan jadwal: dapat menggunakan
model-model penjadwalan seperti PERT dan GANTT CHART. Apakah jadwal
pengembangan layak atau tidak.
Hasil akhir analisis
sistem (keputusan):
- Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.
- Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain
- Modifikasi, manajemen memutuskan untuk
memodifikasi prososal dengan subsistem lain
- Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
- Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi.
Proposal diterima dan proses dilanjutkan ke desain awal.
PERANCANGAN SISTEM
Analisis sistem
digunakan untuk menjawab pertanyaan what?
Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk
memenuhi kebutuhan pada fase analisis.
Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:
- Sumber
daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines,
material, money dan methods
- Informasi kebutuhan dari
pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase
analisis sistem.
- Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.
- Metode
pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau
computer base.
- Operasi
data.
Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize,
calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.
- Alat bantu
desain,
seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.
Langkah dasar dalam
proses desain:
- Mendefinisikan tujuan
sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan
informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan
karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
- Membangun sebuah model
konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem
secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.
- Menerapkan
kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling
optimal. Elemen
organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan
adalah: performance, reliability, cost,
instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life
expectancy. Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah
model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai
input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai
yang harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
- Mendefinisikan
aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities).Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output.
- Menyiapkan
proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen
apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak.
Prinsip
Dasar Desain
Ada 2 prinsip
dasar desain:
- Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana
yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam
cost.
- Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang
memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang
terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul.
Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data
collection, data processing, file update, data storage, data retrival,
information report dan data processing controls.
Petunjuk umum dalam desain subsistem fungsional sebuah sistem informasi
- Sumber data sebaiknya hanya dikumpulkan sekali sebagai input ke sistem
informasi.
- Akurasi sumber data sangat tergantung pada
banyaknya langkah untuk me-record, collect dan prepare data untuk prosessing.
Semakin sedikit langkah semakin akurat
- Data yang dihasilkan dari sistem
berbasis komputer sebaiknya tidak dimasukkan lagi ke sistem.
- Pewaktuan yang diperlukan untuk mengumpulkan data harus lebih kecil dari
pewaktuan informasi tersebut diperlukan.
- Perlu pemilihan cara pengumpulan data yang
paling optima
- Pengumpulan data tidak harus on-line, melainkan tergantung dari kebutuhan
informasi.
- Semua sumber data harus dapat di validasi dan diedit segera setelah di
kumpulkan.
- Data yang sudah divalidasi, sebaiknya tidak divalidasi pada proses
selanjutnya.
- Total kontrol harus segera di cek lagi sebelum dan sesudah sebuah aktifitas
prosesing yang besar dilakukan.
- Data harus dapat disimpan hanya di 1 tempat dalam basis data kecuali ada
kendala sistem.
- Semua field data sebaiknya memiliki prosedur
entri dan maintenance.
- Semua data harus dapat dicetak dalam format
yang berarti untuk keperluan audit.
- File transaksi harus di maintain paling tidak
dalam 1 siklus update ke basis data.
- Prosedur backup dan security harus disediakan
untuk semua field data.
- Setiap file non sequential perlu memiliki
prosedur reorganisasi secara periodik.
- Semua field data harus memiliki tanggal
update/akses penyimpanan terakhir.